Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных ООО «АСПИРИТИ» (ИНН 2463256437, ОГРН 1142468034741, адрес: 660001, г. Красноярск, ул. Ладо Кецховели, д. 22-А, пом. 324, email: hi@aspirity.com; далее — «Оператор») при регистрации и использовании платформы голосовых ИИ-агентов PICHI, доступной по адресу https://app.pichi.ai/ (далее — «Платформа»), а также сайта https://pichi.ai/ (далее — «Сайт»).

1.2. Оператор включён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, под регистрационным номером 24-26-053561 (приказ Роскомнадзора № 36 от 24.02.2026).

1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон о ПДн») и является общедоступным документом, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных (ч. 2 ст. 18.1 Закона о ПДн).

1.4. Роли Оператора:

• при самостоятельной регистрации физического лица Оператор является оператором персональных данных такого лица;
• при использовании Платформы организацией (далее — «Клиент») для обучения своих сотрудников или иных лиц Клиент является оператором их персональных данных и отвечает за наличие правовых оснований обработки. Оператор в этом случае обрабатывает персональные данные по поручению Клиента на основании договора и соглашения о поручении обработки персональных данных (ч. 3 ст. 6 Закона о ПДн) и только в целях, определённых Клиентом.

1.5. Ответственный за организацию обработки персональных данных: Андрианова Евгения Юрьевна, заместитель генерального директора, контакт: hi@aspirity.com.

2. Правовые основания обработки

2.1. Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:

• согласие субъекта персональных данных, оформленное отдельным документом — Согласием на обработку персональных данных (ч. 1 ст. 9 Закона о ПДн);
• исполнение договора (лицензионного договора, оферты), стороной которого является субъект;
• поручение Клиента — оператора персональных данных (ч. 3 ст. 6 Закона о ПДн);
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством РФ (бухгалтерский и налоговый учёт).

2.2. При регистрации пользователь проставляет две независимые отметки, которые не установлены по умолчанию:

• «Я ознакомлен(а) с Политикой обработки персональных данных» — со ссылкой на настоящую Политику;
• «Даю Согласие на обработку персональных данных» — со ссылкой на текст Согласия.

2.3. Запись голоса тренировочных сессий по умолчанию выключена и включается администратором организации в настройках Платформы. При корпоративном использовании решение о записи принимает Клиент как оператор персональных данных своих пользователей; при самостоятельной регистрации пользователь сам является администратором своей организации. Функцию можно отключить в любой момент.

2.4. Согласие может быть отозвано уведомлением на hi@aspirity.com. После получения отзыва Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные в срок не более 30 дней, если иное не предусмотрено договором или законом (ч. 5 ст. 21 Закона о ПДн).

3. Цели, состав, сроки обработки

3.1. Учётная запись

Цель: регистрация и поддержание учётной записи, исполнение договора, направление сервисных уведомлений.

Данные: адрес электронной почты, имя; при корпоративном использовании — организация, роль на Платформе, группа (подразделение), если их указал Клиент.

Срок хранения: 3 года с момента последней активности пользователя или до удаления аккаунта, если это наступит раньше; при корпоративном использовании — в течение срока договора с Клиентом или до его указания об удалении.

3.2. Результаты тренировок

Цель: обратная связь пользователю, отслеживание прогресса обучения; при корпоративном использовании — предоставление результатов уполномоченным представителям Клиента (руководителям, тренерам, администраторам) по поручению Клиента.

Данные: история прохождения тренажёров, текстовые расшифровки диалогов, оценки и рекомендации ИИ, связанные с учётной записью пользователя.

Срок хранения: в течение срока действия учётной записи.

3.3. Запись голоса тренировочных сессий

Цель: воспроизведение и разбор тренировочных сессий.

Данные: аудиозаписи сессий пользователя. Обрабатываются только в организациях, где запись включена (п. 2.3).

Голосовые записи используются исключительно для воспроизведения и анализа тренировок и не применяются для установления личности, поэтому не являются биометрическими персональными данными в смысле ст. 11 Закона о ПДн.

Срок хранения: в течение срока действия учётной записи или до удаления записей по указанию Клиента, если это наступит раньше.

3.4. Обработка голоса во время сессии

Цель: распознавание речи пользователя и формирование ответа ИИ-собеседника в режиме реального времени.

Данные: аудиопоток реплик пользователя. Русская речь распознаётся собственной моделью Оператора (Aspirity STT) на серверах в РФ, резервно — Yandex SpeechKit (РФ). Аудиопоток обрабатывается в момент сессии и не сохраняется на стороне провайдера. Для сессий на иных языках и при выборе Клиентом зарубежной голосовой модели состав провайдеров определяется конфигурацией обработки (раздел 6).

3.5. Оплата

Цель: приём оплаты по подписке, бухгалтерский и налоговый учёт.

Данные: email плательщика, сведения о платеже. Реквизиты банковских карт обрабатываются платёжным сервисом ЮKassa и Оператором не хранятся.

Срок хранения: 5 лет (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

3.6. Технические данные

Цель: обеспечение безопасности Платформы, защита форм от автоматических обращений, веб- и продуктовая аналитика (только по согласию на cookie).

Данные: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, cookie, журналы событий.

Срок хранения: журналы безопасности — не менее 1 года; данные аналитики — в соответствии с Политикой использования файлов cookie.

3.7. Обезличенные метрики

Для улучшения Платформы Оператор использует обезличенные метрики сессий (длительность, тип сценария, результативность), не позволяющие определить конкретного пользователя. Такие данные не являются персональными.

3.8. Способы обработки: автоматизированная и смешанная. Действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

4. Ввод данных в диалогах

4.1. Тренировочные сценарии построены на условных и обезличенных данных. Платформа не предназначена для обработки персональных данных третьих лиц.

4.2. Пользователю не следует вводить в диалоги с ИИ-агентом персональные данные реальных лиц, конфиденциальную информацию, сведения, составляющие коммерческую или государственную тайну.

4.3. Оператор не отвечает за последствия самостоятельного ввода пользователем таких сведений.

5. Меры безопасности

5.1. Оператор обеспечивает защиту персональных данных в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 и Приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21. Уровень защищённости информационных систем — УЗ-4 (иные персональные данные, угрозы 3-го типа).

5.2. Применяемые меры:

• шифрование при передаче (TLS 1.2/1.3) и хранении (AES-256);
• ролевое разграничение доступа (RBAC), многофакторная аутентификация для административного доступа;
• журналирование действий с персональными данными, хранение журналов не менее 1 года;
• ежедневное резервное копирование в зашифрованном виде;
• межсетевое экранирование, периодическое сканирование на уязвимости.

5.3. Внутренние процедуры, в том числе реагирование на инциденты, регулируются Положением об обеспечении безопасности персональных данных ООО «АСПИРИТИ» (ИБ-001).

5.4. При выявлении неправомерной или случайной передачи персональных данных Оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов и сообщает результаты расследования в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21 Закона о ПДн). Клиентов, по поручению которых ведётся обработка, Оператор уведомляет без промедления.

6. Локализация и конфигурации обработки

6.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории РФ (ч. 5 ст. 18 Закона о ПДн). Платформа размещена у хостинг-провайдера Selectel (РФ).

6.2. Платформа работает в одной из конфигураций:

6.3. В конфигурациях «Только РФ» и «On-premise» трансграничная передача персональных данных не осуществляется ни в какой форме: за пределы РФ не передаются ни аудио, ни текст диалога, ни данные учётной записи, ни технические данные. Вся обработка, включая распознавание речи и работу языковых моделей, выполняется на территории РФ.

6.4. В стандартной конфигурации:

• русская речь пользователя распознаётся на территории РФ (Aspirity STT, резервно — Yandex SpeechKit), аудиопоток за пределы РФ не передаётся;
• в зарубежные языковые модели передаётся только текст диалога без идентификаторов пользователя (email, имя и иные данные учётной записи не передаются);
• аудиопоток реплик пользователя передаётся зарубежному провайдеру в момент сессии без сохранения на его стороне только в двух случаях: сессия ведётся не на русском языке (распознавание речи — Deepgram, США) или Клиент выбрал голосовую модель реального времени (Google Gemini Live, США);
• записи сессий, данные учётной записи и результаты тренировок хранятся только в РФ и за её пределы не передаются.

6.5. Трансграничная передача осуществляется в соответствии со ст. 12 Закона о ПДн, включая уведомление Роскомнадзора, и на основании согласия субъекта либо поручения Клиента.

6.6. Конфигурация для корпоративного Клиента фиксируется в договоре или дополнительном соглашении. Пользователи, зарегистрировавшиеся самостоятельно, работают в стандартной конфигурации.

7. Передача персональных данных третьим лицам

7.1. Оператор привлекает следующих лиц в объёме, необходимом для работы Платформы:

7.2. Актуальный перечень привлекаемых лиц публикуется по адресу https://pichi.ai/ru/subprocessors. Оператор обновляет его при изменении состава.

7.3. Лица, которым поручена обработка, обязаны соблюдать конфиденциальность и принимать меры защиты по ст. 19 Закона о ПДн.

7.4. Персональные данные передаются государственным органам только в случаях, предусмотренных законом, и не распространяются неограниченному кругу лиц.

8. Cookie и аналитика

8.1. На Сайте и Платформе используется отдельный баннер согласия на cookie. Яндекс Метрика и PostHog включаются только после явного согласия и работают с обезличенными данными. Подробнее — в Политике использования файлов cookie.

9. Права субъекта персональных данных

9.1. Субъект вправе:

• получить сведения об обработке своих персональных данных и их копию;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в суде.

9.2. Запросы направляются на hi@aspirity.com. Срок ответа — до 10 рабочих дней; срок может быть продлён ещё на 5 рабочих дней с уведомлением субъекта.

9.3. Если обработка ведётся по поручению Клиента, Оператор передаёт запрос Клиенту и содействует его исполнению.

10. Прекращение обработки и уничтожение

10.1. Обработка прекращается при достижении целей, истечении сроков хранения, отзыве согласия, прекращении договора с Клиентом или по его указанию.

10.2. Уничтожение выполняется методом гарантированного стирания и подтверждается актом и выгрузкой из журнала событий в соответствии с приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

11. Изменение Политики

11.1. Политика публикуется по адресам https://pichi.ai/ru/privacy и https://app.pichi.ai/ru/privacy. При существенных изменениях Оператор уведомляет пользователей по email не менее чем за 10 рабочих дней до вступления изменений в силу.

12. Реквизиты Оператора